Frage: “Die optimale Begrüßung am Telefon inbound – erst ‘Guten Tag’ oder erst der Firmenname?”

Die ersten 2 bis 4 Silben Ihrer Begrüßung nimmt der Anrufer noch nicht optimal auf. Deshalb sollte die erste Information eine möglichst unwichtige sein, also der Tagesgruß:

• Tagesgruß: “Guten Tag” oder “Einen schönen guten Tag” (so dass “guten Tag” auch wirklich gut verstanden werden kann)
• Firmenname: “XY GmbH” – allerdings immer ohne das Wort “Firma”, denn dies wirkt antiquiert
• Ihr Name: “Sie sprechen mit [Vorname] [Nachname]” – nur den Nachnamen zu nennen, wirkt distanziert. Wenn Sie als Mann eine sehr hohe Stimme haben, können Sie auch “Sie sprechen mit Herrn [Nachname]” verwenden. Entsprechen wenn Sie als Frau eine sehr tiefe Stimme haben, können Sie auch “Sie sprechen mit Frau [Nachname]” verwenden. Das gilt auch, wenn Ihr Nachname auch als Vorname gängig ist, z. B. “Andreas Peter” – hier ist “Sie sprechen mit Herrn Peter” häufig günstiger.
• Aufforderung zur Aktion: “Was kann ich für Sie tun?”

Tipp: Die Aufforderung zur Aktion sollte nicht “Wie kann ich Ihnen helfen?” sein – das klingt, als könne Ihr Anrufer nur wegen eines Problems anrufen. Und das ist ja hoffentlich nicht der Fall.

Frage: “Ist die Anrede mit Dr.-Titel nicht mittlerweile altmodisch, vor allem am Telefon und in E-Mails?”

„Dr.“ oder „Prof.“ sind Namensbestandteile, das heißt sie müssen grundsätzlich auch immer genannt und geschrieben werden.

• In Briefen und Faxen stehen alle Titel ohnehin im Adressfeld, und es wird der höchste erworbene Titel natürlich auch in der Anrede verwendet.
• Das sollten Sie auch in E-Mails so halten: Im Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern unterscheidet sich der Schreibstil bei E-Mails nicht von dem bei Briefen oder Telefaxen.
• In Telefonaten gilt: Nur wenn Ihr Gesprächspartner ausdrücklich (!) keinen Titel wünscht, dann lassen Sie ihn im Gesprochenen weg – allerdings wirklich nur dann.